Effiziente Kapazitätsplanung durch zentrale Datenerfassung
Branche: IT-Dienstleistung
Herausforderung
Ziel des Projektes war es, einen Überblick über vorhandene Kapazitäten aller Mitarbeitenden transparent darzustellen. Das Wissen darüber war zuvor auf verschiedenste Manager:innen und Datenquellen verteilt. Dies führte dazu, dass Mitarbeitende zu wenig oder zu viel ausgelastet waren. Außerdem war die Verfügbarkeit für den Vertrieb nicht ersichtlich. Eine Überblicksplanung wurde vorher nur auf Quartalsebene erstellt, diese war aber für den täglichen Einsatz nicht sinnvoll einsetzbar.
Unsere Lösung
- Erstellung eines Prototyps in Excel, mit dem die Projekt- und Mitarbeitendenplanung transparenter gemacht wurde
- Einarbeitung von Feedback und Nachschärfung der Anforderungen an das Reporting
- Als finale Lösung wurde die gesamte Zeitplanung und Erfassung in das vorhandene ERP-Tool migriert
Nutzen
- Die Planung der Kapazitäten ist auf allen Ebenen möglich, bis hin zu einer Zuordnung auf Stundenebene
- Die Kapazitätsauslastung liegt dem Management und dem Vertrieb vor
- Planungskollisionen (z.B. bei Urlaub im Projekteinsatz) können schnell erkannt und gelöst werden
- Kapazitätsverschiebungen zwischen den Projekten fallen deutlich leichter, da alle Optionen transparent sind
- Höhere Datenqualität durch Transparenz und regelmäßige Abstimmungen zwischen den Unternehmensbereichen